|
Archiwizacja dokumentów jest konieczna ze względu na
przepisy. Każde przedsiębiorstwo ma ustawowy obowiązek
gromadzenia akt. Większe firmy robią to samodzielnie.
Mniejsze natomiast zlecają wszystkie czynności
specjalnym firmą, które zajmują się wyłącznie
archiwizacją dokumentów.
Dokumenty gromadzone w biurach musza być dobrze
przechowywane. Zazwyczaj wydziela się specjalne
pomieszczenie na archiwum lub magazyn akt. W
pomieszczeniu takim ważne jest umeblowanie. Do wyboru są
regały typu magazynowego i jezdnego, a także szafy
kartotekowe. Rodzaj mebli zależy od rodzaju i ilości
dokumentów. W małych i ciasnych archiwach godne
polecenia jest zastosowanie mebli w systemie Walter. Są
to obrotowe stojaki i szafy, dzięki którym nie potrzeba
aż tyle miejsca, aby wytyczyć alejki.
Oprócz mebli potrzebne są także materiały chroniące
dokumenty. Są to najczęściej skoroszyty, segregatory,
teczki, klipsy czy pudła archiwizacyjne. Chronią one
bezpośrednio dokumenty, a jednocześnie pozwalają na
logiczne ich uporządkowanie.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów jak na razie nie
sprawdza się w naszym kraju. Powodem jest nieumiejętność
poprawnej obsługi odpowiednich programów, a co za tym
idzie, częste utraty danych. Innym czynnikiem jest koszt
inwestycji w tego typu formę archiwizacji. Jest to
jednak rozwiązanie dobre. Skraca czas odszukania
odpowiednich dokumentów, a także zmniejsza zużycie
papieru. Jednak strach przed utratą ważnych danych jest
większy niż wygoda, komfort i ułatwienie pracy przy
archiwizowaniu dokumentów. |
